Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Revolução Digital no Meio Empresarial e Contábil

Nivaldo Cleto*

1. Sistema atual de emissão de documentos fiscais e a NF-e

Pode-se dizer que o atual sistema de emissão de documentos fiscais no Brasil é um sistema tradicional, mantido híbrido por envolver o preenchimento de notas fiscais por meio:

a) manual, que envolve os talões de documentos fiscais;

b) de sistemas mecanizados, onde ainda se conta com a tradicional máquina de escrever (apesar do estágio de aposentadoria), datilografando notas soltas;

c) de sistemas de informação que preenchem eletronicamente formulários contínuos concomitante com os lançamentos manuais ou integrados nos livros fiscais.

Atualmente, em plena era digital, surge a Nota Fiscal Eletrônica. As empresas deixarão de utilizar o jurássico talonário de notas fiscais e suas cópias para migrar e fazer o registro das operações através do processamento eletrônico e on line dos dados. Isso significa que as empresas vão literalmente invadir os portais das autoridades tributárias municipais, estaduais e federais e terão suas operações homologadas em tempo real.

2. Reflexos do modelo tributário atual

O atual modelo tributário reflete um sistema extremamente burocrático que impõe aos empreendedores uma grande perda de tempo para atender às exigências das autoridades fiscais em suas milhares de normas e regulamentos.

Isso na prática, significa tirar do empresário grande parcela da dedicação que deveria ser colocada na sua atividade fim, que é a venda de mercadorias, produtos e serviços.

Ocorre, portanto, um verdadeiro entrave para o desenvolvimento do país se comparado aos demais países no atual mundo integrado e globalizado.

Na tentativa de diminuir esses entraves, no Brasil discute-se a reforma tributária, mas na realidade são aprovadas reformas arrecadatórias, postas em prática por meio de aumentos na carga tributária, como foi o caso da majoração do PIS e da COFINs, quando na época falava-se sobre a mini-reforma tributária.

2.1. Reflexos na área econômica

A nossa economia também é afetada com a burocracia causada pelo modelo tributário atual, pois gera desinteresse e inibição para que o capital seja investido na atividade produtiva.

Pode-se citar como exemplo, o caso da demora para abertura de empresas no Brasil, cuja média é de 50 dias conforme pesquisa publicada na Revista Fenacon em Serviços do bimestre maio/junho de 2006. Muitos novos negócios podem deixar de se realizar em razão dos dias perdidos para iniciar um novo empreendimento.

3. Objetivos da NF-e

A NF-e é uma forma muito eficaz e quase perfeita para aperfeiçoar os controles fiscais, combater a sonegação e, por conseguinte, prover o aumento da arrecadação de tributos.

Após o advento da certificação digital das assinaturas de empresas e pessoas, a idéia da implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituir a tradicional sistemática de emissão em papel ganhou forma. A validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente ao emitir o documento fiscal, promoverá a integração dos sistemas de fiscalização nas três esferas de governo, federal, estaduais e municipais, uma vez que se prevê a padronização, racionalização e compartilhamento das informações contábil e fiscal, assim como a integração de todo o processo relativo às notas fiscais.

4. Benefícios gerados com a implantação da NF-e para o profissional contábil

A implantação da NF-e trará benefícios para o profissional contábil uma vez que com a integração dos sistemas utilizados para execução dos trabalhos na área fiscal, não haverá mais necessidade de lançar manualmente o conteúdo da nota fiscal, pois com a utilização do Código de Barras Bi-dimensional, o profissional importará os dados na Nota Fiscal Eletrônica com uma leitora ótica, agilizando o processamento das obrigações acessórias, reduzindo sensivelmente os erros com a escrituração das notas fiscais de forma manual.

Haverá um sistema que fará a leitura on line, via Web, da NF-e que será lançada para validar a operação. Portanto, todos deverão estar conectados à Internet em tempo real.

A implementação desses sistemas eletrônicos de recepção e envio de NF-e incentivará o uso de relacionamentos eletrônicos com clientes. É recomendável que as empresas e profissionais, procurem os desenvolvedores de sistemas para ajustar e integrar o lançamento das Notas Fiscais Eletrônicas.

Pode-se afirmar que estará sacramentada, de forma eletrônica, com utilização da Certificação Digital, o elo mais importante da sociedade entre o fisco e o contribuinte, o “Moderno e Digital” Profissional da Contabilidade.

A partir da implementação do projeto, não poderão ser esquecidos dois fatores muito importantes no cotidiano do profissional contábil:

a) em primeiro lugar a NF-e vai trazer um grande e novo alento na diminuição da grande e atual burocracia; e

b) em paralelo, serão minimizados os riscos hoje existentes para a correta apuração dos débitos tributários tamanha é a quantidade de procedimentos a executar.

5. Benefícios gerados com a implantação da NF-e para o contribuinte

Além dos benefícios gerados para o profissional contábil, a implantação da NF-e gerará benefícios também aos contribuintes. Esses benefícios são fortes tanto no aspecto empresarial quanto de responsabilidade com as autoridades normativas.

No campo fiscal teremos redução de custos com a dispensa de emissão e de armazenamento de documentos em papel, simplificação e padronização das obrigações acessórias e uniformização das informações enviadas às diversas unidades federadas.

No aspecto empresarial o ganho corresponderá à redução do tempo de parada dos caminhões nos Postos Fiscais e Fronteiras, ao incentivo do uso de relacionamentos eletrônicos com clientes e fornecedores (B2B – Business to Business) e à diminuição da desleal concorrência promovida pelos sonegadores.

6. Implantação inicial da NF-e em algumas empresas

Num primeiro momento, o Projeto da Nota Fiscal Eletrônica foi implantado em diversas empresas de grande porte como por exemplo Sadia, Souza Cruz, Gerdau, Petrobrás, Kaiser, Ultragaz, Wickbold, Ford, Volkswagen, Telefônica e Eletropaulo.

Portanto, em breve serão emitidos os documentos eletrônicos denominados DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para serem lançados nos livros fiscais.

7. Modelo operacional da NF-e

Passo a passo, o processo para a geração e utilização da NF-e funcionará da seguinte forma:

a) o empresário gera a NF-e através de um sistema que utiliza linguagem compatível com a Web, no caso XML;

b) o responsável legal ou o procurador, valida a NF-e com uma assinatura digital, nível de segurança A-3 (para isso utiliza, por exemplo, o e-CPF ou e-CNPJ);

c) em tempo real, a empresa envia através da Web os dados da NF-e para o Servidor da Secretaria da Fazenda (SEFAZ de origem) que os validará e autorizará a emissão da NF-e;

d) a SEFAZ enviará através de e-mail ou consulta no Portal um código de liberação dessa NF-e;

e) no momento em que a SEFAZ autoriza e emissão da NF-e, o contribuinte pode liberar o transporte da mercadoria ou produto, através da emissão de um Documento denominado DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Esse documento fiscal será emitido em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet dentro de um Código de Barras bi-dimensional, que facilitará a consulta pelas unidades fiscais da SEFAZ e Receita Federal;

f) o contribuinte (destinatário), não emissor de NF-e, ao receber o DANFE, poderá escriturar os dados nele contidos para a escrituração da NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e nos arquivos das administrações tributárias envolvidas no processo, comprovada através da emissão da Autorização de Uso;

g) as informações da NF-e ficarão armazenadas num Portal Nacional (WebService) denominado SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, para consulta das partes envolvidas, bem como dos profissionais da contabilidade através de um aplicativo chamado de “Visualizador da NF-e” que já está disponível para download no seguinte endereço da Web http://200.198.224.29/portal/visualizador/download.htm

8. DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

O DANFE-Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal. Tem a finalidade de acompanhar a mercadoria da origem até o destino, sendo também um instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso desse documento, permitindo ao seu detentor confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional ou do site da SEFAZ na Internet.

9. Dificuldades para a implantação da NF-e

A principal dificuldade para a implantação da NF-e será a difusão cultural para a quebra de tradicionais paradigmas. A geração na qual a prova documental é o papel será substituída pela geração onde os dados serão armazenados de forma segura, num DataCenter, com validade jurídica, assinado com a Certificação Digital. Essa transição assusta os cidadãos. Cria um certo desconforto porque o brasileiro é “colecionador de papel por excelência” e a falta de maiores conhecimentos da área de tecnologia acaba gerando o que costuma se chamar de pânico digital.

É recomendável que os Conselhos Regionais de Contabilidade (CRCs) em conjunto com os Sindicatos da Classe realizem um Programa Nacional de Inclusão Digital, levando o conhecimento da tecnologia da informação que será aplicada no dia a dia.

10. Estratégia para a implantação da NF-e

O projeto da NF-e vem sendo desenvolvido em parceria com 19 empresas, que se habilitaram para participar do Piloto do projeto a partir do convite que foi formulado para diversas empresas.

Visando possibilitar uma adaptação gradativa dos contribuintes e da sociedade a este novo modelo, a NF-e será implantada em duas etapas.

Na primeira fase de implantação do projeto, prevista para ocorrer a partir de abril até julho 2006, dezenove empresas estarão emitindo NF-e que serão autorizadas por seis Secretarias de Fazenda (BA, SP, RS, SC, GO e MA). Nesta fase, as NF-e serão emitidas de forma simultânea às suas tradicionais notas fiscais em papel, modelo 1, e as NF-e e respectivos DANFES não terão validade tributária.

A partir de agosto/2006, será iniciada a segunda fase, onde será ampliada a quantidade de empresas e estados emissores da NF-e.

11. Idealizadores da NF-e

Os principais idealizadores do Projeto da Nota Fiscal Eletrônica são: a Receita Federal; as Secretarias das Fazendas dos Estados e do DF; as Secretaria das Finanças dos Municípios e a SUFRAMA – Superintendência da Zona Franca de Manaus.

Todas as entidades firmaram um Protocolo no ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários, em agosto de 2005 e a supervisão desse projeto está a cargo da Receita Federal.

12. Escrituração Digital e Escrituração Contábil Digital

Paralelamente ao Projeto da Nota Fiscal Eletrônica, o governo está desenvolvendo o Projeto da Escrituração Fiscal Digital e da Escrituração Contábil Digital, onde as empresas de grande porte, a princípio, enviarão para a Receita Federal todo o movimento fiscal e contábil de forma eletrônica.

De acordo com esses projetos:

a) a empresa escritura as Notas Fiscais de Serviços no Portal da Nota Fiscal Eletrônica das Prefeituras;

b) as Notas Fiscais de venda de mercadorias e produtos, incluindo os itens das NFs de compra e vendas mais o Registro de Inventário são escrituradas e enviadas mensalmente para a SEFAZ (Validadores do SINTEGRA);

c) anualmente, após a escrituração dos Livros Diários Eletrônicos e respectivos livros auxiliares, os mesmos serão enviados para registro nas Juntas Comerciais de forma digital (CDs, DVDs, Pen-Drives), conforme prevê a Instrução Normativa DNRC Nº 102, de 25 de abril de 2006, que cria a figura dos Livros Mercantis Eletrônicos;

d) todas as informações eletrônicas serão enviadas pelos contribuintes e armazenadas num grande Banco de Dados, gerenciado pela Receita Federal e demais órgãos da administração tributária em todas as esferas.

Uma vez implantado, esse projeto será um singular Caso de Sucesso para todos os governos do Mundo.

Quando o processo estiver concluído, daqui a poucos anos, não há a menor dúvida que as autoridades tributárias terão um controle maior na arrecadação, no combate à sonegação e um crescimento expressivo do volume de tributos arrecadado. É um pressuposto muito importante para que a carga seja percentualmente reduzida já que na prática um número maior de empresas sairá das sombras da sonegação e pagará os impostos comuns a todos que exercem a atividade empresarial.