Entenda a certificação digital
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Empresas do lucro real e presumido precisam ter o documento eletrônico. Saiba como fazer parte desse universo
Simone Coelho
Hoje, o computador é o centro de boa parte das negociações. São conversas, compras e transações bancárias. Tudo online. Até as questões legais, contábeis e tributárias ganharam seu espaço no mundo virtual, graças a um tipo de documento eletrônico, a certificação digital. “Esse documento é a identidade de uma pessoa ou de uma empresa no mundo digital. É um tipo de codificação para ser reconhecido nesse ambiente”, afirma Sandra Turchi, superintendente de marketing da Associação Comercial de São Paulo (ACSP).
Esse arquivo eletrônico oferece mais segurança às atividades realizadas online. A certificação fornece todos os dados do empreendedor ou do responsável pela empresa e funciona como garantia da negociação. Além disso, o documento contém a assinatura da pessoa, o período de validade do certificado e a chave pública, que atesta a originalidade do serviço. Com essa possibilidade, o empreendedor ganha agilidade para realizar transações sem perder a segurança. “A transação é efetuada de maneira mais rápida e com menos custo do que a aprovação por papel”, garante Sandra.
Mas, a partir de abril deste ano, essa oportunidade vai virar obrigação. Os empreendedores que declaram seus impostos pelo lucro real ou presumido deverão registrar o exercício de suas atividades empresariais no ambiente virtual. Espera-se que um milhão e meio de empresas adotem o sistema até o fim de março. Quem não aderir ao programa estará sujeito à multa de R$ 200 para estabelecimentos inativos e R$ 500 para os ativos. Por isso, é muito importante entender o que essa certificação digital.
O responsável pela empresa precisa solicitar a certificação digital no site da Receita Federal ou em um posto de atendimento de uma Autoridade Certificadora (AC) ou Autoridade de Registro (AR). As ACs e ARs estão espalhadas por todo o país, entre elas estão os Correios, a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal.
Para solicitar o documento, o empresário precisa ter em mãos o CNPJ, registro comercial, ato constitutivo e contrato social, além dos dados da pessoa jurídica. Se pessoa física, precisará do título de eleitor, PIS, RG, CPF e comprovante de residência.
Os pedidos serão analisados por uma AC ou AR e, antes da confirmação, os órgãos responsáveis solicitarão os documentos originais para comparar com os dados fornecidos anteriormente. O solicitante deverá levar, pessoalmente, os documentos ao posto para validar a certificação digital. Depois de pronta, ela exige um pagamento, variável de acordo com o tipo de software escolhido.
Sped
Criado para substituir os livros contábeis e fiscais, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) pretende ser mais um facilitador dessa nova era. O Sped reúne todos os dados tributários da empresa em um só arquivo, facilitando a organização desses documentos. As empresas podem economizar tempo e dinheiro com esse sistema e a Receita Federal consegue controlar melhor a declaração de impostos, evitando sonegação fiscal e fraudes. O sistema cruza as informações automaticamente e impede que as empresas gerem notas duplicadas.
O Sped surgiu em 2007, passou por um projeto piloto em 2008, quando algumas empresas participaram do sistema, e entrou em vigor oficialmente em janeiro do ano passado. Atualmente, todos os empreendimentos que possuem um faturamento superior a R$ 3 milhões e recolhem impostos pelo lucro real ou presumido são obrigados a aderir ao Sped, com direito a cobrança de multa caso não efetuem a adesão ao programa.
Visando a facilidade e a segurança, o Sistema Público de Escrituração Digital se divide em três subgrupos: Contábil, Fiscal e Nota Fiscal Eletrônica. O projeto contábil entra no lugar dos livros de função mercantil. “A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte”, explica Sandra. Este documento fiscal leva a assinatura digital.
Nota Fiscal Eletrônica
O certificado digital não é o único documento contábil que ganhou um novo visual. A nota fiscal também está no mundo dos computadores. A chamada nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu em 2007 com a proposta de confirmar a operação comercial sem utilizar o papel, apenas os elementos eletrônicos. A previsão do seu primeiro ano de vida era movimentar no Brasil R$ 300 milhões em tecnologia.
Para fazer uma NF-e é simples. Os dados fiscais são colocados em um arquivo entregue pela internet à Secretaria da Fazenda do Estado ou à Receita Federal. A entidade avaliará e fará uma pré-validação do documento, enviando ao solicitante um protocolo para a confirmação da nota. Depois desse processo o arquivo estará certificado. Os empresários receberão uma chave, que dará acesso ao processo por meio da web.
No entanto, não basta o interesse em emitir uma NF-e. A empresa precisa apresentar um certificado digital, adaptar o sistema de faturamento para conseguir gerar a nota e solicitar na Secretaria da Fazenda a validação para todas as unidades da empresa. “Algumas empresas, dependendo da área de atuação, são obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas”, afirma Sandra. Entre elas, estão fabricantes e vendedores de cigarros, produtores de papel, café, veículos, refrigerantes, produtos de limpeza, panificadores e fabricantes de artefatos de joias.
A nota fiscal eletrônica possui vantagens para o contribuinte, como diminuição de uso e consumo de papel, redução de custos, simplificação e facilitação do processo. No lado do Estado, as vantagens são a redução da sonegação, o maior controle do processo e o consequentemente aumento de arrecadação.
