Arquivar o XML – Emitente e Destinatário
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Cláusula terceira A NF-e deverá ser emitida com base em leiaute estabelecido em Ato COTEPE, por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária, observadas as seguintes formalidades:
I – o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);
III – a NF-e deverá conter um “código numérico”, gerado pelo emitente, que comporá a “chave de acesso” de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e;
IV – a NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.
Cláusula quarta O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:
I – ser transmitido eletronicamente à administração tributária, nos termos da cláusula quinta;
II – ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e, nos termos da cláusula sexta.
Cláusula quinta A transmissão do arquivo digital da NF-e deverá ser efetuada via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária
Cláusula sexta Previamente à concessão da Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do contribuinte analisará, no mínimo, os seguintes elementos: I – a regularidade fiscal do emitente;
II – o credenciamento do emitente, para emissão de NF-e;
III – a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;
IV – a integridade do arquivo digital da NF-e;
V – a observância ao leiaute do arquivo estabelecido em Ato COTEPE;
VI – a numeração do documento.
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.
§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no "caput", o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Farol Tributario:
O armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos pelo prazo estabelecido pela legislação tributária é obrigatório, tanto pelos EMISSORES quanto pelos DESTINATÁRIOS conforme cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, de 30 de Setembro de 2005, que determina apresentação destes arquivos à administração tributária quando solicitados.
1. O QUE DEVE SER ARMAZENADO?
Ao contrário do que alguns imaginam, o documento fiscal eletrônico não é o DANFE em pdf ou em algum outro formato eletrônico. Trata-se do arquivo xml da NF-e processada e autorizada (o DANFE é gerado a partir de tal arquivo).
O arquivo é identificado pela chave de acesso da NF-e, seguida pela extensão ‘-procNFe.xml’. Por exemplo: ‘99999999999999999999999999999999999999999999-procNFe.xml’.
Ele possui três elementos principais: (a) a Nota Fiscal Eletrônica, (b) a assinatura digital do emissor e (c) o Protocolo de Autorização de Uso da NF-e.
2. OS EMISSORES DE NF-E DEVEM:
:: A cada NF-e emitida e autorizada, disponibilizar o arquivo procNFe.xml ao seu respectivo destinatário;
:: Realizar, periodicamente, um backup em mídia externa dos arquivos procNFe.xml referentes às Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas.
3. JÁ OS DESTINATÁRIOS DEVEM:
:: Solicitar aos seus fornecedores que disponibilizem, a cada nova NF-e, o arquivo procNFe.xml;
:: Criar, em seus servidores de dados, um diretório para o armazenamento dos arquivos de NF-e processadas;
:: Realizar, periodicamente, um backup em mídia externa de tais arquivos.
