Saldo devedor excessivo de caixa ou credor: uma questão perícia contábil

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Entenda, por meio deste artigo, do que se trata um saldo de caixa.

O excesso de caixa é um tema relevante e de grande importância para a gestão financeira das aziendas. Esta reflexão científica tem como objetivo apresentar uma análise sobre o excesso de caixa, que embora possa parecer positivo, ter muito dinheiro em espécie disponível na conta caixa, um saldo excessivo de caixa é a bem da verdade uma ingerência.

Um saldo de caixa devedor considerado excessivo, embora não exista uma proibição legal para a manutenção de dinheiro em espécie no caixa, e salvo erro de registros, representa um indicativo de que a célula social não está utilizando eficientemente seus recursos financeiros, já que estes recursos podem ser aplicados para gerar uma renda, receita financeira.

Um saldo excessivo de caixa pode significar apenas que a célula social tem uma quantidade de dinheiro disponível na caixa, muito acima do que é o imprescindível para suas operações normais de pagamento em moeda corrente. Embora o saldo excessivo de caixa tenha efeitos negativos, isso não leva necessariamente a uma conclusão, por indícios ou evidências, da existência de um saldo fictício ou de uma fraude, desde que o registro contábil reflita a realidade física da quantidade existente de dinheiro.

O saldo de caixa deve corresponder a soma das notas e moedas efetivamente existentes na tesouraria, e não em valores entregues a terceiros ou sem correspondência à realidade financeira, pois é importante saber, para se obter uma asseguração razoável da veracidade das demonstrações financeiras, se o saldo de caixa apresentado na contabilidade corresponde aos valores reais do dinheiro existente.

Assim, no boletim de caixa, e na conciliação do saldo da conta, todos os movimentos efetuados na rubrica caixa, a débito e a crédito, terão de ser identificados, devendo estar devidamente justificados com a respetiva documento de suporte. Se o dinheiro correspondente ao saldo de caixa, não se encontrar na posse da azienda, poderá presumir-se que reverteu a favor dos sócios, a questão é: reverteu a que título, distribuição disfarçada de  lucros[1], pagamento de salários sem documentos, empréstimos ou pagamento de despesas pessoais de sócios sem a devida e correta contabilização ferindo o princípio da entidade, sendo que as responsabilidades por omissões decorrentes do não fornecimento dos elementos e informações probantes deste fato são imputáveis ao administrador.

Lembrando que não é atribuição do contador efetuar a contagem física do saldo de caixa, mas é sua atribuição a inclusão de uma nota explicativa ao balanço deste fato em decorrência de sua relevância. Já que se o contador a identificou ou deveria identificar a prática da manutenção de um saldo excessivo de caixa, ele deve apresentar essa informação por escrito  ao administrador e sugerir alternativas para utilizar esse dinheiro de forma  mais eficiente para se evitar  a perda de oportunidades de investimento, o aumento do risco de roubos, e  fraudes.

O saldo fictício de caixa ocorre quando se registra um saldo que não reflete a realidade financeira da empresa, seja por omissão de documentos, prática de ilícitos ou atos dolosos, cujos efeitos podem ser aumentativos ou diminutivos.

Considera-se excessivo o saldo caixa muito acima do que é necessário para suas operações normais de pagamento em moeda corrente, para um período de até 15 dias.

É imperioso registrarmos nesta reflexão que um saldo de caixa credor pode levar a interpretação de que se trata de omissão de receita nos termos do RIR^[2], salvo a existência de erro na escrituração contábil.

Se ocorreu um erro ou uma fraude no caixa, somente o resultado do labor de um perito contador com independência financeira e de juízo científico pode certificar. O laudo pericial necessariamente deve possuir fundamentação, que exponha as razões do convencimento do perito, em todo o seu diagnóstico.

Deve o perito assegurar-se, com base nos registros contábeis contemporâneos ao fato, que os elementos fornecidos pelo administrador ao contador e registrados na contabilidade, permitem refletir a imagem verdadeira e apropriada das demonstrações financeiras.

Na ausência de todos esses elementos documentais, cuja apresentação tenha sido considerada como novos documentos, existentes posteriormente ao regime de competência dos fatos,  não poderá ser considerada, como elementos excludentes de responsabilidade do administrador, e muito menos  como algo que possa ser  representativo da verdadeira imagem patrimonial.

A expressão “representação adequada do saldo de caixa”, consiste em um dos requisitos axiomáticos para que ocorra a fidelidade do conjunto das demonstrações financeiras, as quais objetivam fornecer informações que sejam fidedignas para as tomadas de decisões e avaliações por parte dos utentes.

[1] A distribuição disfarçada de lucro não é apenas os fatos que abrangem situações criadas para fugir da tributação de remuneração dos sócios e lucros, como os negócios realizados com sócios e seus parentes, em condições favorecidas pois incluem-se outras maquiagens, como o saldo fictício e excessivo de caixa utilizado para ocultar pagamento de pró labore ou uma distribuição desproporcional de lucros em prejuízo de outros sócios.

[2] RIR/2018 – Art. 293. Caracteriza-se como omissão no registro de receita, ressalvada ao contribuinte a prova da improcedência da presunção, a ocorrência das seguintes hipóteses (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 12, § 2º ; e Lei nº 9.430, de 1996, art. 40 ): I – a indicação na escrituração de saldo credor de caixa; II – a falta de escrituração de pagamentos efetuados; ou III – a manutenção no passivo de obrigações já pagas ou cuja exigibilidade não seja comprovada.

[i] Wilson A. Zappa Hoog é sócio do Laboratório de perícia forense arbitral Zappa Hoog & Petrenco, perito em contabilidade e mestre em direito, pesquisador, doutrinador, epistemólogo, com 48 livros publicados, sendo que alguns dos livros já atingiram a marca de 11 e de 16 edições.

Referências

BRASIL. Decreto 9.580, de 22 de novembro de 2018. Regulamenta a tributação, a fiscalização, a arrecadação e a administração do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/decreto/d9580.htm. Acesso em 30 de junho de 2023.

As reflexões contabilísticas servem de guia referencial para a criação de conceitos, teorias e valores científicos. É o ato ou efeito do espírito de um cientista filósofo de refletir sobre o conhecimento, coisas, atos e fatos, fenômenos, representações, ideias, paradigmas, paradoxos, paralogismos, sofismas, falácias, petições de princípios e hipóteses análogas.