O fisco eletrônico e a adequação das empresas
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O Brasil está dando um importante passo no sentido de padronizar a informação das empresas e seus respectivos cadastros. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), subdividido em três projetos – SPED contábil, SPED fiscal e nota fiscal eletrônica – aos poucos sai do papel para finalmente proporcionar a integração e o compartilhamento de dados fiscais entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios. Com as novas exigências, o fisco poderá, de forma rápida e segura, realizar o cruzamento das informações fornecidas pelos contribuintes e verificar a idoneidade do conteúdo, com o objetivo de evitar a sonegação e outras formas de evasão fiscal.
Apesar dos gastos para a adaptação, o SPED deverá proporcionar às companhias uma grande redução de custos com a simplificação dos processos. Com a participação de entidades de classe na discussão, ficou claro que, apesar da crescente informatização, a quantidade de informações prestadas pelos contribuintes não havia diminuído, em função dos diferentes interesses da União, Estados e municípios com relação à arrecadação e à fiscalização. Outro estímulo importante para o sucesso da iniciativa vem com o Programa de Aceleração de Crescimento (PAC) do governo federal, que leva em conta e prevê recursos para o financiamento do novo sistema de escrituração.
Hoje, a nota fiscal eletrônica é uma realidade em fase de implantação em todo o território nacional e deverá, a partir de 2008, ser obrigatória para todos os contribuintes. A escrituração fiscal digital, que representa os avanços do SPED fiscal, pretende substituir a escrituração tradicional, bem como a impressão dos livros fiscais, eliminando para as empresas os custos referentes à sua geração e manutenção. O SPED contábil, iniciado em meados de 2006, conta com a participação de empresas-piloto, escolhidas pelo fisco, que se propuseram a trocar e fornecer as informações necessárias para a adequada formalização e a definição da futura legislação e de sistemas de informação. Tudo com o objetivo de fornecer, às pessoas interessadas (e autorizadas), informações deste protocolo de cooperação, reunidas em um ambiente específico, o que tornará a apuração de impostos, os processos de fiscalização e outros trabalhos mais rápidos e eficientes.
Com o SPED, os dados enviados detalharão operações de entrada e saída das empresas, controle de estoque, folha de pagamento, contabilidade, emissão de documentos fiscais e dados cadastrais, entre outros. Um único arquivo padronizado será entregue pelo próprio contribuinte e estará disponível a todos os órgãos públicos, órgãos reguladores e pessoas autorizadas. Assim, é fundamental que as companhias saibam se as informações exigidas estarão coerentemente dispostas, de forma rápida e segura.
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A constatação de divergências entre informações não depende mais da colaboração entre os órgãos fiscalizadores
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Por se tratar de uma obrigação fiscal, a empresa poderá ter sérios problemas para operar – tais como inscrição estadual cassada, irregularidade perante a Receita Federal e arbitramento de apurações dos impostos, entre outros – caso os dados requisitados pelo novo sistema de escrituração fiscal não estejam disponíveis. Eventuais falhas nos processos administrativos e operacionais também podem ser evidenciadas. Além disso, os novos processos tornam o poder de fiscalização mais eficaz, expondo o contribuinte a um monitoramento constante, uma vez que o fisco terá toda a base de informações da empresa. Mais do que nunca, é fundamental verificar a consistência entre os dados fornecidos para cada uma das obrigações: a constatação de divergências entre elas não depende mais da colaboração entre os órgãos fiscalizadores, pois elas estão integradas. O quadro piora na medida em que as empresas já não conseguem mais acompanhar a legislação, que se altera em volume e velocidade crescentes. De outro lado, são cada vez maiores os investimentos em tecnologia dos órgãos responsáveis pela administração, arrecadação e fiscalização dos tributos.
Assim, as empresas devem estar atentas às mudanças e adotar o quanto antes as providências necessárias para a adequação de seus sistemas e profissionais. Afinal, o novo sistema de escrituração digital não se caracteriza apenas como mais uma obrigação acessória eletrônica atendida com a entrega de um arquivo digital. O objetivo do SPED é simplificar processos, e não a informação, que é extremamente detalhada.
Se a tecnologia desempenha um papel importante para conseguir os dados exigidos para todas as obrigações fiscais, mais do que nunca é essencial mapear os procedimentos da empresa, desmontá-los, entender como eles funcionam, ver quais informações estão disponíveis e, caso não estejam, definir projetos para obtê-las. Como, em muitos casos, as ações estão interligadas, é preciso priorizá-las. Deve-se considerar, ainda, que a adequação ganha complexidade na medida em que a maioria dos casos envolve sistemas agregados, para a necessária adequação à nova realidade da escrituração digital.
João Paulo Serra é diretor de produtos da empresa Alliance Consultoria
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