A influência dos custos no orçamento de uma empresa de ensino e pesquisa

1 INTRODUÇÃO

De um modo em geral, no ambiente organizacional, quando se fala em orçamento, associa-se aos recursos financeiros, assim como a previsão e possibilidade de sua aplicação. Na verdade, isso ocorre porque costumamos entender como previsão a identificação pura e simples para o futuro do desempenho da empresa e, dessa forma, vale destacar a importância do fator previsão, considerado como básico para a concepção do orçamento, a partir da qual, diante das novas realidades, procura-se tomar decisões no sentido de fortalecer e perpetuar a atividade empresarial.

Em geral, para elaboração do orçamento procura-se adotar um processo lógico de planejamento, onde, além dos comportamentos no passado, são também considerados fatores novos ainda não experimentados pela empresas que poderão influenciar de modo decisivo o desenrolar de suas atividades no futuro. Por isso, se faz necessário evidenciar como os custos poderão atingir ou modificar um orçamento de uma organização, já que existem fatores que provocam mudanças esperadas ou não no mercado atendido pela empresa, no poder de compra e venda.

Entende-se então a palavra "planejamento" como um conjunto de decisões cujos efeitos se farão sentir no futuro e afetará diretamente os "planos" de uma organização. Em outras palavras, diz-se que o "plano" é o documento formal do processo de planejamento, onde são descritos não apenas os objetivos que a empresa pretende alcançar, mas também nele são detalhados todos os meios necessários ao alcance desses objetivos. Por exemplo, o plano de vendas apresenta os produtos a serem negociados, além dos custos prováveis para a realização das vendas e a apuração de quanto essa organização irá ter de lucro.

Assim, o orçamento é traduzido como expressão monetária dos planos operacionais e de investimentos que, além das informações já citadas, passam a apresentar valores monetários. Tomando-se o exemplo acima, o «plano de vendas» recebe informações acerca dos preços projetados para os produtos e dos respectivos valores de vendas, transformando-se em orçamento de vendas. O Plano de Produção recebe informações sobre os custos de produção projetados, transformando-se então em Orçamento de Produção em Valores Monetários etc.

O orçamento, deste modo, constitui-se num instrumento de planejamento e controle das atividades empresariais tendo em vista o principal objetivo da atividade privada que é o lucro. Por conseguinte, o orçamento estará traduzindo a escolha da melhor alternativa ou grupo de alternativas de ação que, pela mais eficiente administração dos escassos recursos disponíveis, concorrerá para a obtenção do maior lucro possível, bem como para que a situação seja duradoura.

Considerando que o orçamento representa as escolhas e a tomada de decisão de uma organização, com base na margem de lucro e nos custos que representam adequadamente a realidade organizacional, o presente estudo busca responder a seguinte problemática: Como os custos podem interferir em um orçamento de uma empresa de Ensino e Pesquisa?

Nesse sentido, o presente trabalho teve como objetivo geral analisar como os custos interferem no orçamento de uma empresa de ensino e pesquisa, e como objetivos específicos, verificar se as práticas contábeis estão de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC); identificar os custos fixos e custos variáveis utilizados para a obtenção da eficiência e eficácia da organização; e verificar o modelo de orçamento utilizado pela empresa.

2 IMPORTÂNCIA DO ORÇAMENTO NA ATIVIDADE EMPRESARIAL

Orçamento pode ser definido como um conjunto global, sincronizado e integrado de programas de ação que quantificam, física e monetariamente, as alternativas planejadas (objetivos e meios) para maximizar os lucros empresariais num dado período, sem perder de vista os riscos assumidos, de tal sorte a também maximizar a riqueza dos acionistas residuais. Nas organizações, os orçamentos podem ser de desempenho, caso em que as previsões e estimativas se referem a objetivos de lucros, receitas e despesas; ou de recursos, indicando as fontes e as épocas em que os meios necessários poderão ser obtidos ou não.

Na verdade, o orçamento na atividade empresarial traduz a adoção da melhor alternativa de ação. Assim, e como ele é voltado para o futuro, permite ao empresário uma visão antecipada dos possíveis custos e dos resultados a serem alcançados pela organização, caso prevaleçam às circunstâncias e tendências sobre as quais ele foi concebido. Implica que todo esforço será empregado para que esses resultados sejam efetivamente atingidos ou, até mesmo, superados, na hipótese da empresa se defrontar com condições mais favoráveis de atuação (BRAGA, 1995).

Sem o orçamento, não se teria como saber se as atividades programadas estariam ou não sendo desenvolvidas e, portanto, os tomados de decisões corretivas estariam totalmente prejudicados, uma vez que não teria condições de detectar falhas de execução, pela ausência de um parâmetro de confronto. Enfim, sem o orçamento, a empresa atua à deriva, sem saber, ao certo, o rumo assumido.

Justamente por isso o orçamento tem uma grande importância para as empresas, uma vez que tem a finalidade de auxiliar os gestores no sentido de orientar as ações e esforços dos líderes das áreas em uma organização e, também, é uma ferramenta que procura mensurar os objetivos adequados para a empresa.

Para Braga (1995) são muitas as vantagens que o orçamento podem oferecer, entretanto, cabe destacar que esta atividade obriga as análises antecipadas das políticas básicas da empresa; força a administração a expressar, em termos numéricos e quantitativos, o que é necessário fazer para alcançar resultados satisfatórios e desejados; obriga a administração a planejar mais economicamente a utilização de determinados recursos, tais como mão-de-obra, matéria-prima, recursos de capital, contribuindo dessa forma, para a minimização dos custos e otimização das decisões.

Além dessas, outras vantagens se referem ao fato de que a partir de políticas pré-determinadas, os executivos são liberados de muitos processos decisórios, propiciando maior tempo para que desenvolvam a sua criatividade; verifica o progresso ou retrocesso no sentido da realização dos objetivos prioritários determinados pela organização; exerce influência notável no uso mais econômico do Capital de Giro; facilita a coordenação obrigando todos os departamentos a cooperar para alcançar os resultados fixados no orçamento; atua como sinal de segurança para a alta administração, pois indica a diferença entre o previsto e os resultados reais obtidos (BRAGA, 1995).

Finalmente, vale ressaltar que o orçamento é o único meio de predeterminar quando e quanto será preciso obter um financiamento e é uma estratégia que obriga a Direção a fortalecer-se com uma Contabilidade de Custos, uma Contabilidade Geral, e registros financeiros adequados.

2.1 QUEM FAZ O ORÇAMENTO NA EMPRESA?

O orçamento pressupõe, para sua adequada elaboração, a existência de um trabalho de equipe, com a participação de todos os responsáveis pelos diversos setores da empresa. Significa que o orçamento não deve ser elaborado entre poucos funcionários de um gabinete de trabalho para, depois, ser imposto a quem irá executá-lo. É necessário que, diante dos objetivos maiores da organização, propostos pela alta direção, ele seja concebido a partir das pessoas que detenham os cargos mais elevados dentro da empresa, as quais devem ser ouvidas e incentivadas a apresentar sugestões.

Dessa maneira, pessoas estarão contribuindo diretamente para a preparação de uma peça maior, onde seu ponto de vista estará registrado. Como conseqüência, além de motivar e comprometer o pessoal, o orçamento acaba se transformando num verdadeiro compromisso de trabalho em torno do qual estarão reunidos todos os responsáveis por setores mais importantes dentro da empresa. Por isso mesmo, é lógico se afirmar que se alguém ajuda a fixar objetivos e meios de ação, automaticamente se compromete a contribuir para a realização desses objetivos, sem utilizar meios daqueles que ele também ajudou a definir.

Assim, embora na empresa exista uma Gerência Financeira, ou mesmo uma Divisão de Orçamento, não pode imaginar que são esses setores que "fazem" o orçamento. O orçamento deve ser feito por todos e para todos, isto é, ele é elaborado por todos os diferentes setores da empresa, à vista dos objetivos maiores da organização e os seus resultados também deverão premiar a todos os que dele participam.

2.2 O PAPEL DA GERÊNCIA FINANCEIRA NO PROCESSO ORÇAMENTÁRIO

O gerente financeiro ou da divisão orçamentária assume a responsabilidade pela administração do orçamento, isto é, coordena a preparação dos chamados "Planos Operacionais", por parte dos diversos setores da empresa, em "Orçamentos Operacionais", ganhando a expressão monetária. São, assim, traduzidos em unidade monetária, no caso real (R$), permitindo que sejam feitas as comparações necessárias à tomada de decisões. Cabe, também ao gerente financeiro a responsabilidade pela avaliação econômico-financeira dos projetos de investimento constantes do orçamento, no que tange à viabilidade ou não de sua implementação.

Finalmente, é tarefa inerente a sua função, a consolidação de todos os itens monetários, constantes das diversas peças orçamentárias, numa única peça denominada "Orçamento de Caixa", cuja importância maior reside no fato de se poder aferir, antecipadamente, o grau de liquidez da empresa diante das atividades para ela programadas.

2.3 ORÇAMENTO, CUSTOS E ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA.

O orçamento não termina com sua preparação. É estritamente necessário que o mesmo seja acompanhado sistematicamente, possibilitando a determinação de desvios e a tomada de decisões que procurem corrigi-los. Porém, como o orçamento apresenta apenas os registros de estimativas, torna-se indispensável à utilização da Contabilidade, já que esta é uma ciência que estuda e controla o patrimônio em seus aspectos quantitativos e qualitativos, com a finalidade de fornecer informações aos seus usuários (IUDÍCIBUS; MARTINS; GELBECKE, 2003).

Assim, o orçamento registra as "estimativas" enquanto a Contabilidade registra as "realizações" e, é exatamente a partir da comparação de estimado com o realizado que se verifica o real cumprimento ou não das atividades programadas.

Braga (1995) e Robles Jr (2003) afirmam inclusive que o "orçamento deve traduzir a Contabilidade do futuro" mostrando todas as modificações nos bens, direitos e obrigações de uma empresa, chamando a atenção para o realismo e a seriedade que devem envolver a sua preparação no sentido de se evitar, quando de sua execução, a ocorrência de desvios de grande relevância. Em outras palavras, o que for indicado pela Contabilidade, em termos de efetivas realizações, deve estar bem próximo do que foi estimado por parte da empresa.

Por essas razões é comum encontrar as representações gráficas das projeções orçamentárias anexadas ao plano de contas da contabilidade empresarial, o que favorece todo o trabalho de acompanhamento do orçamento. Da mesma forma, é imperativo adaptar-se os formulários de relatórios contábeis periódicos, de tal sorte que eles permitam a inclusão dos valores orçamentários planejados, com vista à comparação imediata entre a situação efetiva, constatada pela Contabilidade e a situação projetada constante do orçamento.

Robles Jr (2003) considerada que o aspecto custos é reconhecido como um dos fatores preponderantes na tomada de decisão empresarial e, por isso, procedimentos idênticos devem ser adotados no que se concerne ao sistema de custos da empresa, ou seja, os mesmos critérios de apropriação utilizados pelo sistema de custos devem ser considerados na preparação do orçamento. Também os relatórios de custos devem ser adequados no sentido de identificar a parcela dos custos no faturamento total e, ainda tem como finalidade facilitar a determinação de desvios e permitir, se for o caso, uma imediata tomada de decisão corretiva.

Apesar da importância e necessidade do orçamento para a saúde financeira de uma organização, o orçamento não funciona em qualquer tipo de empresa e, para que ele ocorra é indispensável que esta possua um mínimo de organização, uma vez que o orçamento deve refletir todas as operações da empresa através dos seus diversos setores e funções, tal como definido no organograma que, por seu turno, traduz os aspectos de hierarquia, subordinação, autoridade e responsabilidade. Tais aspectos devem ser respeitados durante a preparação do orçamento, para se evitar os naturais conflitos entre as responsabilidades atribuídas pelo planejamento e a conferida ao executante da tarefa.

Como já abordado anteriormente, é absolutamente imprescindível que o orçamento seja elaborado com a participação de quem vai executá-lo. Imprescindível é, também, que cada responsável só atue no campo estrito de sua competência e responsabilidade, porém, sem perder de vista os objetivos globais da empresa.
Em empresas sem qualquer organização, o orçamento perde totalmente o seu valor, em virtude, principalmente dos constantes conflitos de autoridade e responsabilidade, o que, não raro, implica numa total ausência do que chamamos "consciência orçamentária".

2.4 IMPLEMENTANDO O ORÇAMENTO NAS ORGANIZAÇÕES

De acordo com Santos, Vasconcelos e Reis de Macedo (2003) o processo orçamentário requer um minucioso estudo das necessidades e disponibilidades organizacionais e, por isso, não pode ser feito de forma rápida e sem critérios definidos pelas pessoas que fazem parte da empresa.

Esses mesmos autores defendem que para garantir o sucesso na implementação de um orçamento se faz necessário a utilização de cinco etapas. A primeira etapa envolve o reconhecimento do clima organizacional e o diagnóstico da realidade econômico-financeira, a qual é composta pelas seguintes atividades: realização de visitas para entendimento do ciclo operacional e realidades funcionais; compreensão da missão, objetivos da empresa e estratégia; identificação da ênfase desejada para o planejamento e controle; conhecimento da expectativa dos gestores; descrição da estrutura de controle existente; percepção da cultura organizacional; reconhecimento da posição de mercado atual e esperada assim como da estratégia corporativa e; projeção de cenário.

Na segunda etapa existe a elaboração do planejamento da prática orçamentária que prevê a coleta de informações específicas junto aos setores da empresa; discussão com os gerentes acerca das diretrizes que nortearão os trabalhos; levantamento do material a ser utilizado e seus respectivos custos; escolha das pessoas que implementarão o planejamento e discussão sobre a forma de fazê-lo (análise crítica da técnica).

A terceira etapa mostra a organização da infra-estrutura e ambiente para a construção do orçamento, definição da equipe a ser envolvida com base em estudo preliminar acerca do perfil profissional qualificado para a tarefa; identificação dos responsáveis setoriais; discussão sobre as formas de treinamentos necessários e construção de um cronograma para reuniões.

A quarta etapa é a elaboração do orçamento propriamente dito com a definição do alcance orçamentário; identificação das fontes de receitas que financiarão as despesas e custos da empresa e a definição das fontes alternativas de recursos. E, a quinta e última etapa está relacionada com o acompanhamento orçamentário pela gestão e tem por finalidade a avaliação dos resultados obtidos comparando os números estimados com os valores efetivamente realizados; a descoberta e correção das falhas no processo e o redimensionamento de novas diretrizes a partir dos resultados obtidos.

Como pode ser visto a elaboração do orçamento organizacional é um processo criterioso de definição de necessidades, atividades e prioridades que garantam responder e atender aos objetivos da empresa. Deve estar fortemente articulado a missão da empresa e ser compreendido por todos os que dela fazem parte.

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

A empresa pesquisada atua na área de ensino de pós-graduação e de prestação de serviços, através de consultoria e pesquisa. Pode ser caracterizada como uma sociedade civil por cotas de responsabilidades limitadas, pessoa jurídica de direito privado, com autonomia administrativa, técnica e financeira, com sede e foro na cidade de João Pessoa, estado da Paraíba (RELATÓRIO DE GESTÃO, 2005). Tem como missão “contribuir para melhoria individual e institucional, através do desenvolvimento das pessoas e das organizações”. Os principais processos na área acadêmica estão relacionados com os planejamentos dos cursos; aprovação dos cursos e execução dos cursos. Na área administrativo-mercadológica estão os diagnósticos da demanda; a divulgação de produtos; o atendimento aos clientes; e os serviços gerais. Na área financeira estão os recebimentos; o pagamento; a gestão financeira (RELATÓRIO DE GESTÃO, 2005).

O estudo, de abordagem qualitativa, foi caracterizado como uma pesquisa documental, uma vez que, segundo Vergara (2004), foi realizado a partir de documentos conservados no interior de uma organização privada e, também como estudo de caso, pois se limita a profundidade e detalhamento de aspectos relativos ao orçamento e custos a uma determinada organização.

O universo da pesquisa correspondeu a todos os relatórios anuais de gestão existentes na organização desde sua fundação, porém, para amostra foi considerado o período de 2003 a 2005 e, portanto, esses relatórios foram os instrumentos fundamentais para a realização do estudo, assim como a observação simples e entrevista.

A entrevista, realizada com os gestores da organização, se baseou em um formulário composto por duas questões objetivas e, a observação ocorreu durante visitas realizadas à empresa.

4 ANALISANDO O ORÇAMENTO E COMO OS CUSTOS INFLUENCIAM NA EMPRESA PESQUISADA

A empresa estudada apresenta-se bem organizada e têm em sua estrutura organizacional quatro diretorias (financeira gestão e educacional e marketing). Quanto ao porte, a empresa também pode ser classificada como pequena empresa, com faturamento anual de cerca de R$ 700.000,00 (setecentos mil reais) e tem um número médio de clientes/ mês na ordem de 350.

Regularmente, mantém duas estratégias de avaliação: a avaliação acadêmica e avaliação econômico-financeira. A avaliação acadêmica tem dois objetivos: verificar o acerto estratégico da organização com a adoção de determinado produto e avaliar a qualidade do produto, sob ótica do cliente. Já a avaliação econômico-financeira, relacionadas com as práticas contábeis, tem sido mensalmente realizada com o objetivo de manter e ampliar a viabilidade do negócio, através da análise do retorno sobre o investimento (ROI), posicionamento mercadológico e de diversos indicadores financeiros que possibilitam uma avaliação retrospectiva e prospectiva de desempenho e resultados.

A organização em estudo utiliza controles internos para acompanhar o desempenho de todas as suas áreas, o que pode ser destacado na fala de um dos entrevistados: “Comparar o extrato bancário com o que foi lançado no fluxo de caixa e orçamentos, analisando toda a documentação, controle de inadimplência e controles financeiros como: recebimentos, pagamentos, despesas, cursos etc”.

Quanto à existência de controles econômico-financeiros utilizados pela empresa foi verificado o uso do fluxo de caixa e orçamentos mensais para controle dos resultados econômico-financeiros envolvendo as entradas (mensalidades recebidas); saídas (aluguel de sala de aula, locação de datashow, divulgação, ajuda de custo, material de expediente, coffee-break e folha de pagamento).

Para a obtenção da sua eficiência e eficácia a empresa estudada tem previsto em seu orçamento custos fixos destinados a pagamento de professores, aluguel de equipamentos e, custos variáveis, como material de expediente. Na verdade, nessa empresa existe um estudo e acompanhamento das Despesas fixas versus custos fixos; custos variáveis, lucros, despesas diversas, investimentos, depreciação etc. e, a responsabilidade por essa operação é da competência do diretor financeiro. Esse acompanhamento é realizado mensalmente, através de uma planilha que evidencia 05 aspectos: Salários e Encargos (áreas financeira, gestão e educacional) ; Impostos e Taxas (ISS, INSS, IRPF, IPTU IRRF); Despesas Operacionais (cursos, treinamentos, eventos diversos); Despesas Administrativas (energia, água, telefone, aluguel…); Custos de Serviços (assessoria jurídica, contábil e contratação de professores).

Finalmente, é importante ressaltar que a análise do orçamento permitiu verificar que os custos variáveis apresentam crescimento nos três anos estudados, o que está associado ao aumento gradativo no faturamento nesse período, com a manutenção relativa dos custos fixos. A empresa apresentou uma evolução de 266,16% e 131,39% de crescimento no lucro líquido quando comparados os exercícios de 2003/2004 e 2004/2005, da mesma forma o patrimônio líquido da organização evoluiu 294,06% comparando 2003/2004, e 224,39% quando se compara o ano de 2004/2005.

Percebe-se, portanto, que esta organização tende a crescer cada vez mais no mercado de ensino.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A influência dos custos no orçamento de uma empresa está diretamente ligada à quantidade produzida pela empresa visto que, isso é de fundamental importância para fazer uma análise dos dados.O processo orçamentário de uma empresa é uma estratégia de suma importância para garantir a competitividade das organizações, uma vez que assume papel de relevância, ajudando a prever desperdícios, apoiar a gestão e transmitir informações aos administradores sobre o planejamento e acompanhamento das atividades executadas. Assim, muitas organizações têm investindo em técnicas de orçamento para controle dos custos e dessa forma garantir a sobrevivência financeira, através do que é possível eliminar de custos e despesas.

Assim, como o objetivo geral desta pesquisa foi analisar como os custos interferem no orçamento de uma empresa de ensino e pesquisa, foi possível constatar que a organização em estudo utiliza um modelo considerado básico de orçamento isso se deve a empresa ser considerada como de pequeno porte, apesar de reconhecer que esse procedimento é um recurso bastante adequado para que possa garantir a eficiência e eficácia dos seus resultados.

Constatou-se ainda que a implantação de práticas de orçamento está também relacionada ao conhecimento dos gestores sobre as vantagens e os benefícios desta importante ferramenta, possuindo, portanto, uma visão gerencial que pode repercutir nos resultados organizacionais.

Entretanto, é importante destacar que a prática gerencial pode ser considerada como uma estratégia de garantir um melhor controle de suas ações, uma vez que a organização estudada tende a crescer cada vez mais no mercado de ensino, situação esta representada pelos fatores: lucro e patrimônio líquidos.

Diante desse cenário podemos afirmar que não seria necessária a utilização de um sofisticado sistema orçamentário visto que essa organização é bastante nova no mercado Paraibano. Um processo orçamentário alicerçado em um estilo de gestão permite a todos os seus gestores contribuírem com suas habilidades e talentos, recebendo em troca a garantia de uma maior probabilidade de certeza para o sucesso e sobrevivência, superando a existência de forças externas que poderiam influenciar o desempenho da empresa.

Assim, a conscientização da importância da implantação de novos instrumentos administrativos utilizados para o controle de indicadores econômico-financeiros utilizados através do processo orçamentário não deve passar desapercebido, muito pelo contrário deve ser enfatizado que se fazem necessários esclarecimentos urgentes no sentido de tentar convencer os gestores organizacionais para a importância do uso da estratégia do orçamento, principalmente, como resposta às exigências impostas pelo mercado de concorrência e competitividade em que vivem todas as organizações.

Nesse sentido o autor deste estudo tem a pretensão de apresentar, aos gestores da organização pesquisada, os conhecimentos sobre sistema orçamentário, suas vantagens e benefícios, bem como sobre técnicas de orçamento simples, mas adequadas à realidade local e às suas possibilidades de escolha.

Assim sendo, esta pesquisa foi revestida de total importância para o aprofundamento do conhecimento do orçamento, a qual, direta ou indiretamente, pode influenciar no sucesso organizacional, através da veracidade das informações contábeis e da garantia nos processos de tomada de decisão.

Por outro lado, deve-se ressaltar que apesar da importância deste estudo, ainda há muito que se discutir sobre esse assunto, mas esperamos que este material colabore para a compreensão do tema abordado e contribua para os aspectos relacionados ao reconhecimento do trabalho do orçamento como forma de prever os futuros custos, despesas operacionais, administrativas e etc.

Finalmente, cabe ressaltar que novos estudos sobre essa temática deverão ser realizados no sentido de que seja possível responder com segurança a questão norteadora desse estudo, a qual esteve focada em verificar o uso do orçamento em todas as empresas de pequeno porte e na descoberta de formas como a este pode contribuir com a melhoria dos padrões de eficiência e eficácia de uma organização.

Dessa forma, após a realização de muitos outros estudos de natureza semelhantes é que existem possibilidades de generalização para os dados encontrados e aí sim afirmar que as organizações de pequeno porte necessitem da utilização do sistema orçamentário.

REFERÊNCIAS

BRAGA, R. Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira. São Paulo: Atlas, 1989.
LEITE, H. de P. Introdução à Administração Financeira. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1994.
RELATÓRIO DE GESTÃO – Centro de Ensino, consultoria e pesquisa, 2005.
ROBLES JR, A. Custos da Qualidade: aspectos econômicos da gestão da qualidade e da gestão ambiental. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2003.
SANTOS; VASCONCELOS; MACEDO. Implementação do Processo Orçamentário nas Organizações: uma abordagem prática. Anais do VI Enecon – Encontro Nordestino De Contabilidade, Fortaleza, 2003.
VERGARA, S. C. Projetos e Relatórios de Pesquisa em Administração. 4. ed. São Paulo: Editora Atlas. 2003.