Alo RH, O eSocial chegou. E agora?

Peço licença para pegar carona neste belo e inesquecível verso de Geraldo Vandré, que pertence à inspiradíssima música “Pra não dizer que não falei das flores” (1968) para lhe dizer que chegou a hora de fazer acontecer.

Pois é meu caro RH, chegou a hora de arregaçar as mangas e ir à luta, liderar o projeto de implantação do eSocial e aproveitar o grande momento para se tornar realmente estratégico na empresa.

Chegou a sua vez de se engajar nesta grande revolução que está acontecendo nas estruturas organizacionais, nas políticas e diretrizes e nos processos internos de trabalho provocada pela introdução do SPED nas empresas. Se até agora, era um “problema do Contador”, agora passou a ser também um “problema do RH”.

Mas, antes que se torne um problema, antecipe-se, comece a agir. Transforme o problema em solução. Chame para si a responsabilidade de implantar o eSocial de acordo com as normas e instruções emanadas da SRF, estude os manuais e conheça os detalhes das exigências deste novo módulo e estabeleça um cronograma de etapas a serem cumpridas para atender com qualidade, segurança e confiabilidade os prazos definidos pela Receita Federal.

Apesar de ser de sua responsabilidade, não significa que você deva realizar sozinho todas as ações internas para atendimento do eSocial. Outras áreas deverão ser envolvidas e cada qual deverá fornecer o que lhe compete por conta de suas atribuições, como por exemplo: o Jurídico, a Segurança do Trabalho, as próprias áreas Contábil e Fiscal.

Sem dúvida, você deverá realizar um diagnóstico da situação atual do cadastro de empregados da empresa, passando um “pente fino” em todos os registros e avaliando a qualidade das informações ali existentes (ou não existentes) face ao modelo de layout definido para composição do arquivo que será transmitido para a Receita Federal.

É praticamente certo que na maioria das empresas, salvo raras exceções, o cadastro deverá ser saneado, complementado, corrigido, ajustado e atualizado. Na continuidade, este mesmo cadastro que agora será saneado deverá ser mantido permanentemente atualizado. Esta é uma atribuição de responsabilidade do RH. Indelegável.

Igualmente você deverá aproveitar o momento e revisar todas as políticas, as diretrizes e os processos internos de trabalho da Área de RH para enquadra-los às novas exigências. Possivelmente novos formulários, novos documentos e novos fluxos de papéis deverão ser instituídos para que as informações possam fluir de maneira correta, serena e harmonizada com os padrões definidos pelo eSocial.

É chegada a hora do RH se posicionar quanto às políticas e diretrizes de gestão de pessoas dentro da empresa (muitas vezes, nem sempre respeitadas) que deverão ser seguidas de agora em diante como pré-requisito para cumprir as exigências do eSocial.

Alguns exemplos: contratação de pessoal com documentação incompleta, data de início real de um novo empregado em descompasso com a data da contratação legal, rotinas de férias incompletas, contratação de autônomos, de cooperativas, controles de exames médicos de admissão e periódicos, controles de aplicação de penalidades, gestão de terceirizados, controle de demandas trabalhistas e outros.

Não esqueça que a geração e o envio dos arquivos do eSocial para a Receita Federal deverá ser conforme a frequência de ocorrências dos eventos inerentes à movimentação do quadro de pessoal em sua empresa, sendo que tais eventos se dividirão em três tipos: iniciais (de cadastramento), eventuais (atualizações diversas) e mensais (folha de pagamento) .

É, meu caro, uma nova era está chegando, a era do eSocial. E também a era do RH estratégico, aquele RH que se antecipa aos fatos que impactarão nos negócios e nos resultados da empresa e age para neutralizar, minimizar ou mesmo mitigar os seus efeitos indesejáveis. Esta Ação também é estratégica.

Por fim, lembre-se que se a sua empresa é contribuinte pelo lucro real seu prazo para implantação do eSocial é até 30/04/2014 e se sua empresa está enquadrada no lucro presumido ou no regime Simples o seu prazo para implantar o eSocial é até 30/09/2014.

Mesmo com os prazos parecerem distantes, é recomendável que você comece imediatamente o projeto de adequação de sua empresa ao eSocial, porque daqui a pouco chegará o verão, junto com ele o natal, o carnaval, depois a Páscoa, a declaração anual do Imposto de renda pessoa física e quando você menos esperar o prazo final estará batendo na sua porta.

Este é, em minha opinião, a grande chance de você se reposicionar na estrutura e exercer seu papel de liderança na gestão de pessoas de sua empresa. Não sei se teremos outra oportunidade tão cedo.

Por isso, meu caro RH, que eu comecei este artigo com o verso do Vandré: “Quem sabe faz a hora, não espera acontecer”.

Mãos a obra, que o tempo urge. Boa sorte.

Sérgio Lopes